۱۲ تکنیک مدیریت زمان و منفعت وری بالا_صبح سریع

مدیریت زمان چیست، چه مزایایی دارد و چه استراتژی‌هایی را می‌توان برای آن به کار گرفت؟ اگر چند رزومه شغلی را با هم قیاس کنید، خواهید دید که توانایی‌های تخصصی و فنی اکثر افراد نزدیک‌به‌هم است، اما توانایی‌های نرم یک مدیر، همانند مدیریت زمان، می‌تواند او را از یک مدیر معمولی به یک مدیر خوب تبدیل کند.

یقیناً این توانایی‌ها فقط برای محیط کاری و زندگی شغلی اهمیت ندارد و در زندگی روزمره و شخصی هم نداشتن مدیریت در زمان، می‌تواند مانع رشد و ترقی ما شود.

در این مقاله این توانایی، اهمیت آن و استراتژی‌های مدیریت‌کردن زمان را بازدید می‌کنیم. این مقاله برای همه افراد مخصوصاً افرادی که تصمیم دارند یک مدیر موفق شوند سودمند است.

مدیریت زمان چیست؟

ویکی‌پدیا این توانایی را این‌طور تعریف می‌کند: مدیریت زمان فرایند برنامه‌ریزی و کنترل آگاهانه بر زمان صرف‌شده برای فعالیت‌های خاص برای افزایش اثربخشی، کارایی و منفعت‌وری است.‌

در مدیریت زمان ما تلاش می‌کنیم طوری زمان انجام‌دادن کارها را مدیریت کنیم که به همه‌ی کارها با درنظر‌گرفتن برتری انجام‌دادن آن‌ها برسیم.

وقتی یک منبع مهم و محدود است؛ امکان زیادترشدن زمان وجود ندارد و فقط با مدیریت‌کردن آن می‌توان به‌صورت بهینه از آن منفعت گیری کرد.

چه در زندگی شخصی و چه در زندگی کاری، مدیریت زمان یکی از با اهمیت ترین توانایی‌های فردی است که طبق معمولً نادیده گرفته می‌شود.

اهمیت مدیریت زمان

زمان یکی از مورد قیمت‌ترین منبع های انسان است که توانایی تحول در آن هم وجود ندارد. هیچ معدن وقتی وجود ندارد که بتوان با استخراج زمان، مقدار بیشتری از آن در اختیار داشته باشیم.

فقط مدیریت‌کردن آن پشتیبانی می‌کند که از زمان محدود خود بهترین منفعت گیری را ببریم. اگر مدیریت زمان را در یک کسب‌وکار بازدید کنیم، همه مقصد‌های تجاری به‌وسیله زمان تعیین خواهد شد؛ برای مثالً در یک ماه آینده چه مقدار فروشی داشته باشیم یا در سال آینده چند درصد سهم بازار را کسب می‌کنیم؟

این زمان است که به اهداف تجاری معنی می‌بخشد و اگر آن را درست مدیریت کنیم، زیاد بهتر به اهداف خود می‌رسیم و منفعت‌وری سازمان زیاد تر می‌شود.

فکر کنید مدیر یک سازمان فهمیدن درستی از مدیریت زمان نداشته باشد و اهداف نادرست تعیین کند. کارمندان هرچقدر برای رسیدن به اهداف سازمان تلاش می‌کنند موفق نمی‌شوند و علتاسترس و سرخوردگی کارمندان سازمان می‌شود.

مزایای مدیریت زمان را جدی بگیریم

مزایای مدیریت زمان

همان گونه که حرف های شد مدیریت کردن زمان مزایای بسیاری برای سازمان‌ها تشکیل می‌کند و ملزوم است مدیران و کارمندان سازمان روی این توانایی کلیدی کار کنند.

اگر همه اعضای سازمان، زمان را به‌خوبی فهمیدن و بتوانند آن را مدیریت کنند، مزایای زیر برای سازمان تشکیل خواهد شد.

منفعت‌وری و کارایی بالاتر افراد و سازمان

استرس کمتر

دست‌یابی به اهداف و زمان‌های زیاد تر

اعتمادبه‌نفس بالاتر

کنترل زیاد تر بر سازمان، اهداف و فرایندها

مزیت رقابتی در قیاس با سازمان‌های دیگر

مدیریت زمان و افت استرس

به گمان زیادً برای شما هم پیش آماده است که در دوره‌ی تحصیل درسی را در طول ترم مطالعه نکنید و در روزهای نزدیک به امتحان دچار استرس شدید شوید.

علت این استرس نزدیک‌شدن به انتهای تایم‌لاین تعیین‌شده برای کار است. اگر همان امتحان به هر علت یک هفته به تعویق بیفتد، استرس هم برای چند روز از بین خواهد رفت.

تعداد بسیاری از استرس‌های درون سازمان هم به‌علت زمان محدود است و اگر زمان را به‌درستی مدیریت کنیم، این استرس هم در سازمان وجود نخواهد داشت و مقدار فرسودگی شغلی کارکنان سازمان کم می‌شود.

نیروی انسانی سازمان یکی از با اهمیت ترین اندوخته‌های هر سازمانی می باشند و مدیر باید استرس کارکنان خود را افت دهد تا دچار فرسودگی و صدمه‌های ذهنی و جسمی نشوند.

۱۲ مسئله برای مدیریت زمان بهتر

با مراعات این مسئله‌ها می‌توانید هم در زندگی شخصی و هم در مسیر شغلی، زمان را بهتر مدیریت کنید:

۱. ماموریت های خود را سریعتر اغاز کنید

امکان پذیر علت افتزمان برای انجام‌دادن یک کار دیرشروع‌کردن باشد. طبق معمولً همه ما می‌توانیم همه مباحث درسی را در طول‌ترم مطالعه کنیم، اما اگر آن را برای روزهای پایانی موکول کنیم، به گمان زیادً دچار افتزمان و استرس می‌شویم. کارها را سریعتر اغاز کنید تا زمان بیشتری برای انجام آن داشته باشید.

۲. برنامه‌ریزی کنید

مدیریت زمان اتفاقی نیست و باید برای کارها، مقدار اهمیت آن، زمان موردنیاز برای هر کار و ماموریت های انجام‌دادن هر یک اعضای تیم به‌درستی برنامه‌ریزی داشته باشید. در زیاد از سازمان‌ها، به‌علت نداشتن برنامه‌ریزی، درست دچار بحران افتزمان خواهد شد.

۳. کارها را برتری‌بندی کنید

بکوشید کارها را به‌ترتیب مقدار اهمیت آن برتری‌بندی کنید تا ابتدا به کارهای مهم‌تر و قیمت‌آفرین‌تر رسیدگی کنید. کارها با دقت به مقدار اهمیتی که دارند، استرس متغیری هم تشکیل می‌کنند. برتری‌بندی خود یک توانایی جدا گانه است که افراد سازمان و مدیران هر بخشی باید آن را تمرین کنند.

۴. کارهای اضافه قبول نکنید

اگر توانایی نه‌گفتن ندارید، حتماً روی آن کارکنید. زمان دارایی مهم شما است و اگر در اوقات درست «نه» بگویید، از شر کارهای بی نتیجه و اضافه خلاص خواهید شد. برای خودتان مرزهایی تعیین کند که در زمان عبور از آن بتوانید به‌راحتی نه بگویید.

۵. به خودتان استراحت بدهید

استراحت بخشی از زندگی کاری شما است. کارکردن بدون استراحت علتافزایش کارایی و اضافه‌شدن زمان نمی‌شود. خسته در تعداد بسیاری از کارها علتکندشدن زیاد تر و افت خلاقیت می‌شود. بعد در زمان مناسب استراحت کنید تا با انرژی بیشتری به کارها برسید.

۶. از تکنولوژی پشتیبانی بگیرید

تکنولوژی پشتیبانی می‌کند که کارها را با شدت بیشتری انجام دهید. حتی تکنولوژی می‌تواند علتمدیریت‌کردن بهتر کارها شود؛ برای مثالً از ابزارهایی که کارها را زمان‌بندی و به‌شکل یک پروژه می‌سازند پشتیبانی بگیرید تا هر کار را مطابق برتری و در زمان اشکار انجام دهید.

۷. محیط اطراف خود را مدیریت کنید

حتماً برای شما هم اتفاق افتاده که در پیداکردن یک وسیله یا یک گزارش خاص دچار مشکل شوید. مرتبط‌کردن محیط اطراف پشتیبانی می‌کند که ابزارهای موردنیازتان را سریعتر اشکار کنید و از طرفی تمرکز بیشتری در کارها داشته باشید. یک محیط شلوغ می‌تواند تمرکزتان را افت دهد.

۸. روی یک کار تمرکز کنید

انجام‌دادن چند کار به‌طور هم‌زمان علتکاهش تمرکز می‌شود و بازدهی شما را افت می‌دهد. تلاش کنید مطابق برتری‌بندی روی یک کار تمرکز کنید که مدیریت زمان بهتری داشته باشید.

۹. الگوهای مناسب خود را اشکار کنید

همه ما الگوهایی داریم که در آن بهتر هستیم؛ برای مثالً امکان پذیر فردی در صبح، انگیزه و انرژی بیشتری داشته باشد فرد فرد دیگر در ساعت‌های انتهایی روز بازدهی بالاتری داشته باشد. پیداکردن الگوهای شخصی یکی از استراتژی‌های مهم مدیریت زمان است.

۱۰. کارهای بزرگ را به کارهای کوچک تقسیم کنید

اگر می‌توان یک کار بزرگ را به چند کار کوچک‌تر تقسیم کرد، حتماً این کار را انجام دهید. مدیریت کارهای کوچک‌تر راحت‌تر است و با تمرکز بیشتری می‌توان آن را انجام داد.

۱۱. مقصد‌های درست وضع کنید

مقصد‌های نادرست علتایجاد استرس و عدم تمرکز می‌شود که خود یکی از مانع ها مدیریت زمان است. اهداف خود را درست و منطقی وضع کنید. اهداف منطقی و در چارچوب زمان درست تمرکز بیشتری به همه تیم می‌دهد.

۱۲. برخی کارها را به دیگران محول کنید

ملزوم نیست همه کارها را خودتان انجام دهید. بعضی اوقات سپردن برخی کارها به هم‌تیمی‌ها و یا برون‌سپاری آن شدت انجام‌دادن کل پروژه را افزایش می‌دهد.

جمع‌بندی

مدیریت زمان یکی از توانایی‌های مهم در سازمان، به‌خصوص برای مدیران، است و اگر این توانایی را در سازمان خود تحکیم کنید، مزایای بسیاری برای سازمان به همراه خواهد داشت.

مدیریت زمان به‌طور مستقیم در منفعت‌وری سازمان تأثیر دارد و در زمان کوتاهی نتایج آن را در سازمان خواهید دید. از با اهمیت ترین مزایای مدیریت زمان می‌توان به منفعت‌وری زیاد تر، افت استرس و دست‌یابی به زمان‌های زیاد تر اشاره کرد.